Vad händer om jag/mitt företag inte uppfyller kraven för certifiering?
Certifiering från en oberoende tredjepartsorganisation som Kiwa är ett kvitto på att en produkt, tjänst eller ledningssystem uppfyller fastställda krav och standarder. Det ger värdefull kvalitetssäkring och ökar förtroendet hos kunder och intressenter. Men vad händer om en certifieringsrevision visar att kraven inte är uppfyllda?
I sådana fall utfärdar Kiwa en avvikelserapport som specificerar vilka krav som inte har uppnåtts. Beroende på avvikelsernas omfattning och allvarlighetsgrad kan Kiwa sedan besluta att:
- Avslå en ny certifieringsansökan.
- Tillfälligt dra in ett befintligt certifikat.
- Ställa krav på korrigerande åtgärder inom en viss tid för att behålla certifieringen.
Exempel på när krav inte har uppfyllts för certifiering
- Avslag på ny ansökan: Ett litet bageri ansökte om FSSC 22000-certifiering för livsmedelssäkerhet. Men under revisionen upptäcktes allvarliga brister i deras hantering av allergener och spårbarhet. Deras ansökan avslogs därför av revisorerna.
- Tillfälligt indragen certifiering: Ett större verkstadsföretag var certifierat enligt ISO 14001 för miljöledning. Vid en oanmäld revision hittades dock flera avvikelser gällande hantering av farligt avfall och utsläpp. Företagets certifikat drogs tillfälligt in.
- Krav på åtgärder: En tillverkare av medicintekniska produkter genomgick en återcertifieringsrevision för ISO 13485. Revisionen visade på några mindre avvikelser i deras processer för riskhantering och har därefter 60 dagar på sig att vidta korrigerande åtgärder för att behålla certifieringen.
Att inte uppfylla certifieringskraven är alltså en allvarlig sak som kan få konsekvenser som indragen certifiering eller avslag på ansökan. Men det finns också en process för att rätta till bristerna.
Klassificering av avvikelser
En oberoende tredjepartsorganisation som Kiwa klassificerar vanligtvis avvikelser i olika nivåer baserat på deras allvarlighetsgrad:
- Kritiska avvikelser: allvarliga brister som undergräver certifieringssystemets trovärdighet eller produkters/tjänsters säkerhet. Leder oftast till avslag eller indragning.
- Större avvikelser: betydande brister i att uppfylla ett eller flera krav. Korrigerande åtgärder krävs inom viss tid.
- Mindre avvikelser: mindre brister eller förbättringsområden. Korrigerande åtgärder förväntas men certifiering kan beviljas. Det beror dock på typen och omfattningen av avvikelserna samt hur de hanteras och om avvikelserna inte påverkar den övergripande efterlevnaden av standarden eller regelverket.
Konsekvenser av indragen certifiering
Om ett certifikat dras in tillfälligt eller permanent måste användningen av certifieringsmärken och hänvisningar till certifieringen omedelbart upphöra. Produkter eller tjänster får inte längre marknadsföras som certifierade. Återcertifiering krävs för att få använda certifieringen igen.
Finns det en process för att åtgärda brister eller göra en ny ansökan?
När avvikelser upptäcks under en certifieringsrevision är det inte nödvändigtvis slutet för certifieringsprocessen. Kiwa erbjuder möjligheter att rätta till bristerna och ansöka på nytt, under förutsättning att organisationen visar ett genuint åtagande att uppfylla kraven. Beroende på avvikelsernas omfattning och allvarlighetsgrad finns två huvudvägar framåt:
- Vidta korrigerande åtgärder inom en given tidsram.
- Göra en helt ny ansökan om certifiering.
Vilken väg som är lämpligast beror på situationen, men i båda fallen krävs ett systematiskt arbete för att komma tillrätta med avvikelserna och visa att kraven kan uppfyllas.
Korrigerande åtgärder
Om mindre eller större avvikelser upptäcks ges vanligtvis möjlighet att vidta korrigerande åtgärder inom en viss tid för att uppfylla kraven. Processen ser ut så här:
- Organisationen analyserar orsakerna bakom avvikelserna.
- En plan tas fram för lämpliga korrigerande och förebyggande åtgärder.
- Åtgärderna genomförs enligt plan.
- Effektiviteten av åtgärderna verifieras, ofta genom en uppföljande revision av Kiwa.
- Hela processen dokumenteras.
När de korrigerande åtgärderna är genomförda och verifierade kan Kiwa utfärda eller återställa certifieringen.
Ny ansökan efter indragning
Om certifieringen avslås eller dras in permanent på grund av kritiska eller omfattande avvikelser, kan organisationen ansöka om certifiering på nytt när bristerna har åtgärdats. Processen är då densamma som för en första certifiering:
- En ny ansökan lämnas in till Kiwa med all nödvändig dokumentation.
- Kiwa granskar ansökan och dokumentationen.
- En eller flera revisioner genomförs på plats av Kiwa.
- Eventuella avvikelser som upptäcks hanteras enligt ovan.
- Vid godkänt resultat utfärdas ett nytt certifikat.
Kiwa granskar alla nya ansökningar objektivt oavsett tidigare resultat. Organisationen får börja om från början i certifieringsprocessen.
Om du har fler frågor eller funderingar kring vad händer om du / ditt företag inte uppfyller kraven för certifiering så är du varmt välkommen att kontakta oss!