Personvernpolicy

Denne personvernerklæringen sier noe om hvordan Kiwa Norge samler inn og bruker personopplysninger.

Som behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger, er det daglige ansvaret delegert. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt.

Behandling av personopplysninger på www.kiwa.no

Webredaktøren har det daglige ansvaret for Kiwas behandling av personopplysninger på kiwa.no, med mindre annet er oppgitt. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, som for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

On-Site er Kiwa konsernets databehandler, samt vår driftsleverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Kiwa og On-Site som har tilgang til opplysningene. En egen databehandleravtale mellom Kiwa og On-Site regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

Kiwa Norge bruker Google Analytics og Google Tag Manager til å samle inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på kiwa.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Informasjonskapsler (cookies)

I tillegg til informasjonen som du oppgir i forbindelse med et kjøp, påmelding til nyhetsbrev og andre tjenester, bruker Nettsiden cookies. En cookie er en liten tekstfil som sendes fra vår webserver og lagres av nettleser til brukeren. Bruken av cookies utgjør ingen sikkerhetsrisiko ved bruk av Nettsiden. Informasjonen som blir lagret i en cookie inneholder ingen personlig informasjon som f.eks. navn og e-postadresse. Cookies brukes for å forbedre tjenestene på Nettsiden. Konsernet bruker også cookies til analytiske formål for å få innsikt i hvordan brukerne våre benytter Nettsiden. På denne måten kan vi optimalisere og forbedre Nettsiden. I enkelte tilfeller kan Konsernet også bruke kommersielle cookies for å vise brukerne annonser fra Konsernet på andre nettsider (retargeting), basert på hvilke tjenester brukeren har søkt etter. Disse cookies utstedes ofte av betrodde tredjeparter.

Kiwa bruker følgende informasjonskapsler på nettsiden:

• Markedsføringskapsler: ved å bruke disse informasjonskapslene kan vi skreddersy annonser og informasjon etter dine interesser. Interaksjon med sosiale medier er også inkludert.
• Analytiske informasjonskapsler: disse informasjonskapslene hjelper oss å forstå hvordan du bruker nettsiden. For dette formålet samler vi data som vi analyserer. Vi bruker disse dataene til å forbedre våre nettsider ytterligere.
• Nødvendige informasjonskapsler: sesjonsavhengige informasjonskapsler eller funksjonalitetskapsler er helt nødvendige for at sidene på nettstedet skal fungere ordentlig under dette og fremtidige besøk på siden. Disse informasjonskapslene er satt som standard.

Søk

Kiwa lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i søkeverktøyet EpiFind. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.

MyNewsDesk

Alle innlegg og tilhørende kommentarer, arkiveres i tråd med arkivlovgivningen.

Registrerer du deg som følger av vårt nyhetsrom, må du registrere deg som bruker i MyNewsdesk. Navn og e-mailadresse blir da registrert og du blir automatisk mottaker av våre nyhetssaker. Dersom du har publisert kommentarer som du ønsker å rette eller slette, kan du ta kontakt med oss slik at vi kan vurdere det. Du har imidlertid ikke krav på retting og sletting av ytringer.

Nyhetsbrev

Kiwa Norge sender ut nyhetsbrev via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. MailChimp er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database og deles ikke med andre. Du kan enkelt melde deg på og av løsningen.

Du må selv aktivt huke for interessekoder du ønsker å motta våre nyhetsbrev og kurskampanjer. Dette gjøres for at vi kun skal sende relevant informasjon.

Kurspåmelding

Data du registrerer ved påmelding til våre kurs, blir lagret i kurssystemet. Dette er opplysninger som kun brukes i forbindelse med kursinformasjon og fakturering.  I tillegg ber vi deg oppgi informasjon om evt. allergier og behov for tilretteleggelse.

Kiwa er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for å gjennomføre booking av møtelokaler og foreta og administrere påmelding fra deltakere til Kiwas kurs.

Spørreundersøkelser

Kiwa Norge bruker Survey Monkey til å gjennomføre undersøkelser. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Kiwa deler ikke opplysningene med andre eller benytter opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

Fag- og kundesystem

Det registreres ulike typer personopplysninger i fag- og saksbehandlingssystem Kiwa Norge bruker til å utføre sine tjenester. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen og påfølgende krav i henhold til akkreditering, utpeking eller sertifisering. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger innen 1 måned.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn blir oppbevart (arkivert) i vårt kvalitetssystem.

Logging i Kiwas fagsystemer

Kiwa har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer, og sikkerhetsansvarlig har fått delegert ansvaret for dette. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

CRM

I forbindelse med registrering av kundedata, oppbevares kun nødvendig data for å ivareta kundens interesse, inngå kundeavtaler, sende tilbud med mer. Data til bruk for e-postmarkedsføring utføres i henhold til Markedsføringsloven og Personvernforordningen.

E-post og telefon

Kiwa benytter e-post og telefon som en del av det daglige kundearbeidet arbeid. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling kan lagres i våre CRM-system. Disse opplysningene behandles i så fall i henhold relevant lovgivning.

Kiwas medarbeidere benytter i tillegg e-post, CRM og fagsystem i dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratredelse slettes e-postkontoene, men relevant kundekommunikasjon vil normalt bli overført til kolleger eller nærmeste leder.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen og lagret i vårt CRM-system.

Ved besøk i Kiwas lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi registreres besøkende og deltakere i våre registreringssystem, dette i henhold til forskrift om brannforebygging.

Søknader
Alle jobbsøknader og CVer til kandidater som ikke blir ansatt eller ved åpne søknader lagres i inntil et år før de slettes, med mindre annet ikke er avtalt med jobbsøker.

Søkelister og innstillinger behandles i henhold gitte vurderinger, inntil et år.

Kontaktperson for personvern

Kiwa Norge har en egen kontaktperson for personvern. Vedkommende skal bistå med ivaretakelse av rettigheter for den som har opplysninger registrert hos virksomheten. I tillegg har vi en dedikert Data Protection officer, som har ansvaret for vår dataflyt.

Prinsippene for håndtering av personopplysninger på e-post og telefon gjelder også for kommunikasjon med dem (se «E-post til Kiwa»).

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personopplysningsloven har blant annet lov- og regelverk i henhold til akkrediteringer, sertifiseringer, utpekinger betydning for Kiwas behandling av personopplysninger.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. De som er registrert i et av Kiwas systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger blir rettet, slettet eller supplert i henhold til gjeldende lovgivning.

Kontakt oss

E-post: firmapost@kiwa.com

Telefon: +47 22 86 50 00

Postadresse: Postboks 141 Økern, 0509 Oslo

Kiwa Norges kontaktperson for personvern, kan kontaktes HER