Het certificeringstraject van A tot Z

Het certificeringstraject: van A tot Z

Bent u geïnteresseerd in het behalen van een certificaat voor uw bedrijf, maar wilt u weten hoe het certificeringstraject in zijn werk gaat? Hoe verloopt een audit eigenlijk? Hieronder leest u alles over de verschillende stappen van het certificeringstraject.

Een eerste contact: kennismaking met uw organisatie

In een eerste fase maken wij een certificatieovereenkomst op voor uw organisatie, binnen het gewenste certificatieschema. Ons Sales Team zal contact met u opnemen om de correcte parameters van uw bedrijf op te vragen (zoals het aantal tewerkgestelde personen, de bedrijfsactiviteiten, het aantal vestigingen, etc.). Zo kunnen wij inschatten hoeveel tijd wij nodig zullen hebben om uw bedrijf te auditeren. Op basis van deze gegevens ontvangt u een offerte voor het certificeringstraject. Het traject wordt opgestart van zodra u ons de getekende offerte terug bezorgt.

Inplannen en voorbereiden van de audit

Na de ondertekening van uw contract, zal de certificatiecyclus worden ingepland door onze administratieve dienst. Een auditor wordt toegewezen op basis van zijn kwalificaties en neemt vervolgens contact met u op om een auditdatum vast te leggen.

Welke documenten dient u voor te bereiden voor de audit?

Voor sommige certificatieschema’s is het van belang om de documentatie die u zal voorleggen tijdens de audit, goed voor te bereiden. In dit geval zal de auditor op voorhand contact met u opnemen om samen te bespreken welke documenten zeker aanwezig moeten zijn. Dit is enerzijds een manier om te verzekeren dat de audit vlot verloopt, en anderzijds betekent het ook dat u tijd wint tijdens de audit omdat alle documentatie reeds klaar ligt. Dit is echter geen verplichte werkwijze en hangt ook af van het certificatieschema en de fase van de certificatiecyclus waarin u zich bevindt (bijvoorbeeld tijdens een initiële audit zal dit meer van toepassing zijn).

Het verloop van de audit

Nadat de afspraak is gemaakt en alle documentatie werd voorbereid, is het zo ver: de audit vindt plaats. Een audit is opgedeeld in verschillende fases: in eerste instantie start de dag met een openingsgesprek. Vervolgens zal, afhankelijk van het schema (bijvoorbeeld ISO 9001, KMO Portefeuille, VCA…) eerst een beoordeling van de documentatie en/of het managementsysteem worden uitgevoerd door de auditor. Wanneer de werkwijze van het bedrijf voldoende in kaart is gebracht a.d.h.v. deze documentatie, zal ook de werking in de praktijk worden getoetst. Zo kan de auditor bijvoorbeeld rondgaan in de fabriek, productieplaats of op de verschillende kantoren om te controleren of de beschreven processen ook in de praktijk worden toegepast. Een audit wordt afgerond door een finaal gesprek in aanwezigheid van de betrokken personen.

Auditrapport en certificatie

Een laatste stap in het certificatieproces is het opstellen en goedkeuren van het auditrapport. De auditor zal zijn auditbevindigen vastleggen in een rapport en doorsturen naar onze administratieve diensten. Indien het certificatieschema dit vereist, zal het rapport nog worden gereviewed door een andere auditor, om de onpartijdigheid te garanderen. Als de auditoren een positief advies verlenen voor de certificatie, ontvangt u uw certificaat!

Nadien zal er een jaarlijkse opvolgaudit plaats vinden om de continuïteit van uw certificaat te verzekeren. Hiervoor zal de auditor op tijd contact opnemen, om deze samen met u in te plannen.  

Heeft u nog vragen? Neem dan contact op met ons team via ons contactformulier of op het nummer +32 (0)3 259 06 60.